Para permitir o upload da versão final dos artigos existem duas opções:
1 - somente extender a data "submit by" das tracks em Chair->Configure->Dates->Tracks, e pedir aos autores de artigos aceitos que façam o upload novamente sobre-escrevendo a versão original de submissão.
2 - configurar um arquivo extra "allow extra file" na track também em Chair->Configure->Dates->Tracks, com uma descrição, por exemplo, "Versão final", e pedir aos autores que façam o upload desse arquivo.
O que geralmente acontece é que os chairs configuram isso (opção 1 ou 2) e enviam um email somente aos autores de artigos aceitos em Chair->People->Send email pedindo que façam o upload da versão final no sistema.
O upload ficará aberto para todos os autores, não tem como restringir isso no sistema somente para autores de artigos aceitos, mas os outros autores em geral nem ficam sabendo que é possível fazer o upload de um novo arquivo então não tem problema.